POLITICAS PARA EL TRATAMIENTO  DE DATOS PERSONALES DE EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S.

EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S. es una compañía dedicada a la comercialización y fabricación de productos de construcción para obra negra y acabados, en todas sus manifestaciones.

EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S Para dar cumplimiento a la ley estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias, aplicaremos las siguientes políticas de Tratamiento de datos personales; respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

IDENTIFICACION

NOMBRE DE LA EMPRESA: EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S.

DIRECCION: Calle 15 23 61 Cali – Valle del Cauca

CORREO ELECTRICO: embellecertiendaceramica@hotmail.com

TELEFONO DEL RESPONSABLE: 057 2 8857347 3105465840 en Cali.

MARCO LEGAL

  1. Que el artículo 15 de la Constitución Política colombiana determina que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas (…)”.
  2. Que la Ley 1581 de 2012 expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales con el propósito del garantizar y preservar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos gestionados por entidades públicas y/o privadas.
  3. Que el Artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, y en concordancia con lo establecido en la ley 1581 de 2012 en los literales k del Artículo 17 y f del Artículo 18 de la misma ley, impone la obligación a toda persona natural o jurídica, pública o privada, que realice tratamiento de datos personales y/o decida sobre la información contenida en bases de datos, elaborar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el derecho del Habeas Data y para la atención de consultas y reclamos.

ALCANCE

El presente documento tiene como finalidad informar a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales a EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S. en sus establecimientos de comercio, sobre la política de tratamiento de la información personal y permitir a los titulares de los datos personales ejercer su derecho de habeas data, estableciendo el procedimiento necesario que éstos deben seguir si desean conocer, actualizar y rectificar los datos que se encuentren en nuestras bases de datos y/o archivos. Este documento está orientado a proteger y garantizar todo lo concerniente al tratamiento de datos personales, las libertades y los derechos de tipo fundamental que tienen todas las personas naturales.

AMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a las bases de datos que maneja EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S. y que contengan información personal que haya sido conocida por la compañía en virtud de las relaciones comerciales.

DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

  1. Autorización: se refiere al consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S lleve a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Aviso de privacidad: se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S que ha sido puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  3. Base de Datos: consiste en el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento,  e incluye archivos físicos y electrónicos.
  4. Dato personal: según la ley 1581 de 2012, es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Estas pueden ser:

  1. Habeas Data: derecho constitucional que tiene todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en la base de datos o archivos.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En esta dirección, la recolección, gestión, uso y divulgación de la información de terceros contenida en las bases de datos, electrónicas y en documentos físicos que se encuentren bajo custodia en los archivos de la empresa, se regirá por los principios rectores establecidos en la ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario No. 1074 de 2015 en su capítulo 25 sección 3, a saber:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las disposiciones legales vigentes.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso restringido : El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales vigentes y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

g) Principio de circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

h) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por  EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

i) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

En desarrollo de tales principios, y con el propósito de salvaguardar y garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información contenida en las bases de datos y en los documentos físicos que se encuentran bajo la custodia de nuestra empresa, se adoptan las políticas para el tratamiento de la información contenida en el presente manual.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA RECOLECCION DE DATOS PERSONALES

EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S. podrá hacer uso de los datos personales para:

  1. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
  2. Gestionar tramites ( solicitudes, quejas, reclamos)
  3. Para fines comerciales.
  4. Publicidad, mercadeo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de la empresa.
  5. Para realizar registros contables
  6. Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
  7. Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
  8. Evaluar la calidad del servicio.
  9. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo
  10. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S. y/o por terceras personas.
  11. Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
  12. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
  13. Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S.
  14. En el caso de requerimientos judiciales y legales.
  15. Realizar transacciones
  16. Capacitación y formación.

PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACION

  1. A los titulares, a sus causahabientes (cuando ellos falten) o sus representantes legales.
  2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  3. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

RESPONSABLES DEL TRATAMIETO

El responsable del tratamiento de los datos personales y otra información de los titulares EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S. es con número de identificación tributaria 900.684.488, domicilio y dirección Calle 15 23 61 de Cali Valle de Cauca, Colombia; Teléfono: 057-2 8857347 en Cali; correo electrónico: embellecertiendaceramica@hotmail.com.

DEBERES DE EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S.

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Actualizar la información.

f) Rectificar la información cuando sea incorrecta.

g) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;

h) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

i) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

j) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION

Los derechos que le asisten a los asociados, proveedores y terceros que cuenten con acuerdos comerciales acerca de sus datos personales y sensibles son:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S.; este derecho se podrá ejercer entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Ejercer el derecho fundamental constitucional de habeas data.
  3. Solicitar a EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S.  la autorización para recolectar y tratar sus datos personales.
  4. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
  5. Presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones a la legislación vigente de disposiciones generales para la protección de datos personales.
  6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
  7. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.


AUTORIZACIÓN Y CONCENTIMIENTO DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

CASOS QUE NO REQUIEREN AUTORIZACION

De conformidad con la ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesario cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza publica
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

TIPO DE BASES DE DATOS

  1. Base de Datos Clientes: La Finalidad es de ejecutar relaciones comerciales, realizar el registro de todo el movimiento de ventas y devoluciones que realice el cliente, hacer análisis históricos y tener estadísticas de ventas. Proveer e informar sobre nuevos productos a los clientes y evaluar tanto la calidad como el precio de estos.

Emitir información a los entes de vigilancia y control, emitir referencia de carácter laboral.

FORMA DE OBTENCION DE LOS DATOS SUMINISTRADOS

En el Anexo 1 de este documento se presenta el formato de autorización que ha definido EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S., para la recolección y tratamiento de datos personales, por cualquiera de los siguientes medios:

  1. Cotizaciones,
  2. Ffacturación sistematizada y/o papel
  3. Reclamaciones
  4. Actividades de Mercadeo,
  5. Eventos,
  6. Registró en puntos de venta,
  7. Medios digitales.
  8. Encuestas, propuestas, ofertas y mercadeo

EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S., también podrá obtener datos y autorización  a los titulares de datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de la base de datos los cuales son:

Una vez suministrados estos datos el correspondiente consentimiento, los daros serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente política de privacidad.

AVISO DE PRIVACIDAD

En el evento en el que EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S.No pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el Anexo 2 de este documento se presenta el formato de aviso de privacidad definido por EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S..

MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, de EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S.. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a

Los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

 La presente Política de Datos Personales fue creada el día 23 de diciembre de 2015,Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de dirección Calle 15 23 61 de Cali Valle de Cauca, Colombia; Teléfono: 057-2 8857347 en Cali; correo electrónico: embellecertiendaceramica@hotmail.com.

Atentamente,

EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S

 Calle 15 23 61

ANEXO 1

AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Formato No. 1

Para nosotros en muy importante estar en contacto con usted.

Si desea recibir información acerca de nuestros productos y actividades por favor diligencia el siguiente Formato.

Autorizo él envió de información a mi correo electrónico.

Nombres__________________________________________________

Apellidos__________________________________________________

No. De cedula______________________________________________

No. De teléfono fijo y/o celular__________________________________

Dirección__________________________________________________

Ciudad de residencia_________________________________________

E-mail_____________________________________________________

Autorizo el tratamiento de mis datos personales para los fines establecidos en el MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA PROTECCION DE DATOS PERSONALES.

He sido informado que como titular tengo los derechos enunciados en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012 y decreto reglamentarios.

FIRMA: _________________________

C.C._____________________________

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

FORMULARIO No.2

Con la firma de este documento manifiesto que he sido informado por parte de EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S. que:

i. La empresa actuará como responsable del tratamiento de datos personales de los cuales soy titular y que podrá recolectar, usar y tratar mis datos personales y los de los menores que represento cuando se requiera enviar información a las entidades de seguridad social en salud, cajas compensación y aseguradoras, conforme la Política de Tratamiento de Datos Personales.

ii. Es de carácter facultativo responder preguntas que versen sobre Datos Sensibles[1] o sobre menores de edad.

iii. En relación con los Datos Personales recolectados y tratados y de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y  el Decreto 1377 de 2013, he sido informado que tengo los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar mis datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho lo podré ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a mis datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Con el fin de ejercer los derechos anteriormente enumerados, para realizar consultas o reclamos relacionados con sus datos Personales, se puede contactar al área de servicio al cliente embellecertiendaceramica@hotmail.com o al teléfono en Cali 057 2 8857347.

iv. Los derechos pueden ser ejercidos a través de los canales gratuitos dispuestos por EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S. y observando la Política de Tratamiento de Datos Personales de la empresa.

v. Para cualquier inquietud o información adicional relacionada con el tratamiento de datos personales, puedo contactarme con EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S.

vi. EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S. garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos y se reserva el derecho de modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página Web.

Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S. para tratar mis datos personales de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales y para los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales, comerciales descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales y el aviso de privacidad. La información obtenida para el Tratamiento de mis datos personales la he suministrado de forma voluntaria y es verídica.

Se firma en Cali, el 5 de noviembre de 2016.

Firma: _________________________________

Nombre: _______________________________

Identificación: ___________________________

NOTA: Por favor diligencie este documento con su nombre, identificación, fecha y firma, y remítalo al correo electrónico embellecertiendaceamica@hotmail.com

Anexo 2

AVISO DE PRIVACIDAD

 Responsable:

EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S. identificado con NIT: 900.684.488-1

En cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y a lo previsto en el numeral 3 y el parágrafo del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, con el objeto de informar a todas las personas cuyos datos personales se encuentran en nuestras bases de datos, y teniendo en cuenta la imposibilidad de solicitar autorización en forma individual a todos, EMBELLECER TIENDA CERAMICA S. A. S. informa  que los datos personales incluidos en sus bases de datos se han recopilado para el desarrollo de diversos procedimientos relacionados directamente con su objeto social.

Los datos registrados en nuestras bases de datos son, entre otros: reseñas públicas, tales como dirección, teléfonos, correos electrónicos. En todo caso en cualquier momento el titular de la información podrá revocar su consentimiento y ejercer su derecho a la supresión de datos personales consagrado en la Ley 1581 de 2012.

Si Usted desea consultar información o solicitar la supresión de sus datos personales de nuestras bases de datos, agradecemos se comunique a la CALLE 15 # 23-61 Cali-Valle o al correo electrónico embellecertiendaceramica@hotmail.com. Si decide no hacerlo, consideraremos autorizado el tratamiento de sus datos personales. Lo anterior, sin perjuicio del derecho que asiste al titular de información en cualquier tiempo de consultar, conocer, actualizar sus datos personales, o solicitar su supresión o rectificación.


[1] Son datos sensibles, aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, por ejemplo la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

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